Google Workspace

Google Workspace, precedentemente nota come G Suite, è una suite online (in cloud) di strumenti per la produttività, la collaborazione in team e il cloud computing basata su Web, sviluppata da Google.

Scopriamo insieme cosa è, quali sono le app che la compongono e le ultime notizie sulla suite del colosso di Mountain View.

Cosa è Google Workspace

Google Workspace può essere definito come una sorta di “ecosistema cloud-first” per la produttività. Questo perché, come anticipato già in apertura, tutti gli strumenti sono basati sul cloud e permettono l’accesso da computer, da tablet e da smartphone, anche in mobilità.

La suite è integrata in maniera nativa con Android e Chrome OS (in futuro lo sarà anche sui Googlebook) ma tutte le app sono accessibili anche dai dispositivi Apple e tramite browser Web da qualsiasi computer. Nell’ultimo periodo, Gemini e l’intelligenza artificiale hanno assunto un ruolo sempre più centrale nelle app della suite.

Google Workspace è disponibile sia come versione consumer, con tutto ciò che viene creato dall’utente che è collegato al proprio account Google, che come versione “Workspace” (quella per i clienti aziendali “Business” ed “Enterprise”), dove è l’azienda ad avere la proprietà assoluta dei dati.

Storia di Google Workspace

La storia di Google Workspace parte nel lontano 2006, quando Google ha lanciato Google Apps for Your Domain. L’idea di base era semplice ma rivoluzionaria: consentire alle aziende e alle organizzazioni di usare i servizi Google con il proprio dominio personalizzato.

Dopo circa dieci anni, una miriade di acquisizioni e l’aggiunta di nuovi servizi (come Google Drive, nato nel 2012), il colosso di Mountain View ha deciso di rinominare la suite in G Suite, spostando il focus nettamente sulla collaborazione in team e sulla produttività aziendale basata su cloud: l’obiettivo era quello di contrastare Microsoft e la sua suite Office.

Nel periodo della pandemia da COVID-19, Google ha compiuto un altro passo strategico sfruttando il boom globale dello smart working. Ad ottobre 2020, la suite viene rinominata in Google Workspace e il focus si sposta sull’integrazione totale: Big G ha cercato di eliminare le barriere tra le varie app della suite, dando agli utenti la possibilità di avviare una videochiamata su Meet da un documento o gestire le chat di Google Chat senza uscire dalla casella Gmail.

Un’altra piccola rivoluzione si concretizza nel 2021 quando Google ha deciso di aprire gratuitamente la piattaforma a chiunque possieda un account Google “consumer”: finisce l’esclusiva per gli utenti aziendali che però mantengono una serie cospicua di vantaggi circa i limiti di utilizzo e le potenzialità.

La più grande rivoluzione dai tempi del rebranding in Google Workspace si sta concretizzando negli ultimi anni con l’avvento dell’intelligenza artificiale: Gemini è sempre più integrato in servizi come Gmail, Documenti, Fogli, Presentazioni, Meet e così via, con potenzialità che puntano a semplificare il flusso di lavoro per il singolo utente ma anche per i team.

App della suite Google Workspace

Di seguito, riportiamo l’elenco con tutte le app che compongono la suite Google Workspace, suddividendole per categoria e spiegando brevemente la propria utilità.

App per comunicazione e collaborazione

• Gmail – il servizio di posta elettronica; per le aziende consente l’utilizzo di un dominio personalizzato.
• Google Calendar – il calendario integrato e condivisibile che consente di gestire appuntamenti, pianificare riunioni e creare pagine di prenotazione per i clienti.
• Google Meet – piattaforma per videoconferenze e riunioni online; gode di funzioni per la registrazione, trascrizione automatica e cancellazione del rumore.
• Google Chat – piattaforma per la messaggistica istantanea per utenti e team aziendali; è organizzato in canali (Spazi) per la collaborazione sui progetti e la condivisione dei file in sicurezza.

App per l’archiviazione e l’organizzazione

• Google Drive – il servizio per l’archiviazione e l’organizzazione in cloud dei file e delle cartelle, accessibili da qualsiasi dispositivo.
• Google Keep – il servizio per la creazione di note di testo, elenchi puntati e note audio.
• Google Tasks – lo strumento per la pianificazione delle attività personali e per la creazione di to-do list.
• Google Contatti – la rubrica centralizzata che consente di gestire i contatti aziendali, personali e i dettagli dei membri del proprio team.

App per la creazione di documenti e contenuti

• Google Documenti – app per la creazione di documenti; permette a più persone di scrivere e modificare documenti contemporaneamente (include una cronologia delle versioni).
• Google Fogli – app per la creazione dei fogli di calcolo; permette l’analisi dei dati, l’elaborazione di formule e la creazione di grafici in tempo reale.
• Google Presentazioni – app per creare e mostrare presentazioni visive; dispone di transizioni e modelli pronti all’uso.
• Google Moduli – app per creare sondaggi, quiz o moduli di raccolta dati personalizzati; i risultati confluiscono automaticamente in un foglio di calcolo.
• Google Sites – strumento intuitivo per la creazione di siti web interni (intranet aziendali) o pubblici senza dover conoscere linguaggi di programmazione.
• Google Vids – applicazione incentrata sulla creazione e l’editing video per scopi lavorativi; permette di generare bozze e contenuti multimediali anche con l’IA.

Strumenti avanzati e di intelligenza artificiale

• Gemini per Workspace – Gemini è integrato nelle varie app per aiutare a scrivere email, analizzare dati, generare immagini, riassumere documenti e aiutare gli utenti a ricostruire situazioni (basate su file e conversazioni precedenti)
• NotebookLM – un assistente di ricerca e analisi basato sull’IA che sintetizza informazioni partendo dai documenti e dalle fonti caricate dall’utente.
• AppSheet – piattaforma di sviluppo senza codice che permette di creare applicazioni aziendali e automazioni personalizzate partendo dai dati presenti in Fogli o Drive.
• Workspace Studio – ambiente dedicato all’automazione dei flussi di lavoro e all’integrazione di strumenti avanzati di produttività.

Strumenti aziendali per gestione e sicurezza

• Console di amministrazione – è il pannello centralizzato da cui gli amministratori IT gestiscono gli utenti, i dispositivi, le licenze e le impostazioni di sicurezza dell’intera organizzazione.
• Google Vault – strumento di governance dei dati e conformità legale utilizzato per conservare, archiviare ed esportare i dati aziendali a scopi di eDiscovery.