Da vent’anni lavoro nel settore informatico, in particolare nel campo dell’assistenza tecnica per cui ho accettato con entusiasmo la proposta di recensire Business Activity Tracker, un’applicazione che promette di rendere più facile la vita delle persone che ricoprono incarichi simili al mio.
Business Activity Tracker permette di sfruttare uno strumento come lo smartphone, che ormai portiamo sempre con noi, per registrare le attività lavorative quotidiane, partendo dalla durata dell’intervento e memorizzando la posizione di partenza e quella di arrivo, molto utile nel caso di trasferte di lavoro o di semplici interventi presso il domicilio del cliente.
L’interfaccia dell’applicazione si presenta molto bene, con una prima scheda colorata corredata da icone che ne rendono immediata la comprensione. Dopo il primo avvio comparirà un comodissimo tutorial che, in sovrimpressione sulla schermata di lavoro, spiegherà il funzionamento delle varie sezioni.
Il cuore dell’applicazione è la scheda Inserimento dotata di sei pulsanti colorati che permetteranno di registrare tutte le attività legate all’intervento. Abbiamo i pulsanti per avviare, fermare o mettere in pausa il timer, che andrà a definire la durata dell’intervento. Potremo inserire in ogni caso a mano la durata mentre dal menu Impostazioni potremo inserire l’arrotondamento da utilizzare. Molte ditte infatti fatturano gli interventi con tagli minimi di 15-30 minuti e questa funzione risulta davvero comoda.
Potremo inoltre selezionare il cliente ed il progetto al quale fa riferimento l’intervento, opzione comoda per organizzare le schede di resoconto, accessibili nella schermata Revisione presente nel menu che compare con uno swipe verso destra.
Potremo inserire un novo cliente, ed allo stesso modo un uovo progetto, utilizzando il FAB presente nell’angolo in basso a destra. Sarà possibile collegare il cliente creato ad un contatto presente nella nostra rubrica telefonica, funzione che ci permetterà di sfruttare al meglio la possibilità di categorizzare automaticamente le chiamate di lavoro ricevute.
Dopo aver inserito i dati relativi al cliente, potreste avere la necessità di inserire delle parti di ricambio da contabilizzare, ed anche in questo caso l’operazione è molto semplice. Sarà possibile inserire nuovi articoli manualmente specificandone il codice, che può essere letto dal codice a barre, una descrizione ed un prezzo unitario.
Per finire la fase di inserimento troviamo la possibilità di inserire spese aggiuntive, per le quali potremo produrre un’immagine da allegare al documento finale. Anche questa funzione è comoda se vogliamo allegare la ricevuta del pranzo o lo scontrino di acquisto di un pezzo di ricambio. Ho trovato molto comoda la possibilità di inserire delle note vocali, che possono aiutarmi a dettagliare più velocemente l’intervento svolto, così come la possibilità di utilizzare il riconoscimento vocale per completare alcuni campi.
La fase successiva, che normalmente si svolge una volta rientrato dall’intervento, consente di categorizzare con precisione le varie attività con l’aiuto dei tag, completamente personalizzabili. Dalla schermata di revisione sarà inoltre possibile aggiungere ulteriori attività.
Dalla schermata di revisione sarà possibile esportare i dati, e qui viene l’unica nota negativa, almeno per le mie abitudini. È infatti possibile esportare i dati contenuti in Business Activity Tracker solamente in formato CSV e XML, sia condividendoli con un’applicazione sia caricandoli su un server Web. Avrei trovato molto più comoda la possibilità di produrre immediatamente un file PDF contenente tutti i dettagli dell’attività, in modo da poter fornire immediatamente una ricevuta al cliente. Attivando i filtri presenti nella sezione Revisioni potrete comunque decidere quali attività esportare, facilitando le operazioni successive come l’importazione nel vostro software gestionale per la fatturazione ai clienti.
Comodissima infine, soprattutto per chi fornisce assistenza tecnica telefonica, la possibilità di trasformare le chiamate in entrata ed in uscita in altrettante attività. Capita infatti spesso di ricevere chiamate dai clienti con problematiche che possiamo risolvere telefonicamente, magari con l’aiuto di un software di controllo remoto. Personalmente la trovo molto comoda perché troppo spesso capita di dimenticarsi di addebitare al cliente questa tipologia di assistenza, visto che nella maggior parte dei casi si tratta di pochi minuti. Andando a riepilogare i totali a fine mese però si scopre che i minuti sono diventati diverse ore che giustamente vanno retribuiti.
Molto ricche le possibilità di personalizzazione, che includono la possibilità di andare ad inserire gli eventi sul calendario di Google per una facile consultazione visiva della propria giornata lavorativa appena conclusa. Sarà inoltre possibile definire gli arrotondamenti sui tempi di intervento, la valuta da utilizzare, gestire le notifiche e le chiamate ricevute. Il menu Avanzate invece ci offre la possibilità di impostare i parametri del server web esterno, verso cui esportare eventualmente i dati, oltre che effettuare o ripristinare un backup, sia in locale sia su una cartella Dropbox, in modalità manuale o tramite una comoda schedulazione.
Molto utile è la scheda che permette di ottenere dei report che ci consentiranno di riepilogare le attività raggruppandole per giorno, cliente e tag, così da avere una rapida idea della situazione. Molto gradita è anche la possibilità di personalizzare le traduzioni che vi permetterà di adattare l’applicazione in maniera più consona alla vostra attività.
L’applicazione può essere scaricata gratuitamente dal Play Store ed al primo avvio attiverà un periodo di prova nel quale potrete utilizzare tutte le funzionalità per la durata di sette giorni. Al termine sarà possibile continuare ad utilizzare l’applicazione con alcune limitazioni, o pagare 4,99 euro per sbloccare definitivamente la versione Pro.
In effetti la versione free ha troppe limitazioni per poter essere utilizzabile in maniera professionale ma la spesa da sostenere è sicuramente accessibile ed adeguata alle funzionalità offerte.
Ho trovato Business Activity Tracker molto utile per chi svolge un ruolo come il mio, semplice da utilizzare per quanto riguarda l’inserimento dell’attività e di tutte le sue componenti. Ho trovato però limitante l’impossibilità di esportare immediatamente i dati dell’attività, cosa che mi ha impedito di rilasciare una ricevuta ai miei clienti, mentre tra i report avrei gradito trovare un riepilogo che mi segnalasse anche l’importo complessivo di ogni scheda di intervento. La possibilità di esportare i dati è comoda in quanto è possibile importare rapidamente le schede nel software di gestione della contabilità grazie ai formati CVS e XML. Con qualche piccolo ritocco l’applicazione potrebbe davvero essere perfetta, almeno per quanto riguarda le mie necessità.
Potete scaricare Business Activity Tracker dal Play Store attraverso il badge sottostante. Se vi chiedete perché il logo dell’applicazione sia un pipistrello, provate a mettere in fila le tre iniziali del nome dell’applicazione.
