Google ci offre numerose app per migliorare la produttività e gestire al meglio i nostri impegni quotidiani, tuttavia, spesso tutto questo passa in secondo piano in favore di applicazioni più famose, ma allo stesso tempo anche più incomplete e confusionarie. Quelle che andremo ad analizzare e approfondire sono 3 applicazioni di Google che, se utilizzate con le giuste tecniche, possono aiutarci a gestire al meglio i nostri impegni quotidiani e lavorativi.
Essenzialmente, per una gestione ottimale, è sufficiente installare Google Keep, Google Inbox By Gmail e Google Calendar. Ciò che rende veramente unico questo trio di app è che sfruttano sapientemente il cloud per sincronizzarsi tra loro e con altri servizi di Google.
Google Keep
Partiamo con Google Keep che è pensata principalmente per prendere note, fare delle liste, scansionare documenti, registrare note vocali, disegnare e annotare appunti su immagini e fotografie. Partita come semplice app per gli appunti, anno dopo anno Google Keep si è arricchita di nuove funzioni per migliorare la gestione e la qualità delle note.
Una volta aperta l’applicazione, ci si ritrova difronte ad una schermata che mostra le varie note con un’interfaccia ispirata ad un mosaico. Qui è possibile ordinare e posizionare le varie note in base alle proprie necessità (NdR: esiste anche l’ordine a singola colonna ma non è particolarmente comodo). Purtroppo, al momento l’unico modo per catalogare i contenuti è di inserire un’etichetta ed un colore specifico tra gli otto messi a disposizione da Google.
È proprio grazie alla sua semplicità e immediatezza che aggiungere note di qualsiasi tipo risulta molto semplice, talmente tanto che basta un tap per iniziare a prendere appunti, fare una bozza o qualsiasi altra funzionalità permessa dall’applicazione di Google. Tuttavia, il suo aspetto semplice e minimale potrebbe trarre in inganno gli utenti, infatti Google Keep permette di annotare appunti anche piuttosto complessi potendo creare una combinazione unica di testo, registrazioni vocali, disegni, scansioni e fotografie.
Le varie note possono essere esportate facilmente sia tramite Google Documenti, sia con una semplice funzione automatica che copia il testo nell’app desiderata. Tuttavia, gli sviluppatori hanno avuto un occhio di riguardo anche per quanto riguarda la condivisione e la collaborazione. Infatti ogni nota può avere vari collaboratori che potranno vederla e modificarla sul proprio dispositivo.
Ogni nota può essere trasformata in un vero e proprio promemoria che sarà notificato alla data e ora decisa, oppure in base al luogo scelto. Una funzione particolarmente utile per non dimenticare note importanti o eventi ricorrenti. È questa la vera “chicca” di quest’app visto che i promemoria si sincronizzano automaticamente anche con Inbox By Gmail e Google Calendar.
Purtroppo, non è tutto rose e fiori, da anni Google Keep si porta dietro evidenti problemi per quanto riguarda l’organizzazione delle note. Infatti, nonostante la recente introduzione dell’etichette che aiutano a catalogare le varie note, la schermata principale risulta ancora troppo confusionaria. Probabilmente una “vista compatta” delle note e la suddivisione in etichette già dalla schermata principale potrebbe risolvere parzialmente il problema.
Google Inbox by Gmail
Inbox By Gmail è l’app più giovane del trio e nasce per rivoluzionare il modo di gestire le email cercando un mix unico tra un’app per le email e un’applicazione per la gestione degli impegni. È proprio la caratteristica appena descritta che rende Inbox By Gmail perfetta per aumentare la propria produttività.
Al contrario di Gmail o altre app simili, l’interfaccia utente di Inbox By Gmail è estremamente minimale e, in qualche modo, aiuta a non trascurare i propri impegni, caratteristica molto utile per coloro che ricevono e inviano numerose email per questioni lavorative. Di fatto, ogni email può essere trasformata in una possibile attività da svolgere.
La differenza principale rispetto ad altri gestori di email è che Inbox By Gmail accompagna l’utente come un fidato assistente. Una volta arrivata una mail possiamo svolgere varie azioni con pochi gesti, come:
- Segnarla come completata. Basta un semplice swipe verso destra e la mail scompare dalla schermata principale, tuttavia può essere recuperata dall’apposito archivio.
- Trasformarla in un promemoria. È anche possibile “appuntare” la mail in modo da trasformala in una sorta di promemoria sempre a vista dell’utente o posticipato in date e orari specifici.
- Posticiparla. Con uno swipe verso sinistra è possibile posticipare una email. La scelta del giorno e dell’ora è particolarmente semplice grazie alle varie scorciatoie che riducono il tutto ad un semplice tap.
- Rispondere e cancellare. Per quanto riguarda queste due azioni basilari, l’app si comporta esattamente come Gmail. L’unica differenza sostanziale è che l’innovativa app di Google permette delle risposte veloci precompilate. Tuttavia queste sono disponibili esclusivamente per le email in lingua inglese.
Tornando a parlare di sincronizzazione, oltre alle email, Inbox By Gmail ospita anche i promemoria creabili con l’app stessa o con qualsiasi altra app di Google che supporta questa funzionalità (Keep, Calendar, Google Now).
Google Calendar
Anche se Inbox By Gmail potrebbe sembrare una sorta di HUB (elemento centrale) che raccoglie le email e le notifiche, in realtà, il vero HUB è Google Calendar che tra le tante cose dispone anche di un praticissimo widget che vi consigliamo di tenere nella schermata principale.
Google Calendar è l’app più anziana del trio e, probabilmente, potrebbe creare un po’ di confusione visto che gli impegni possono essere indicati sia come promemoria che come eventi. La differenza tra questi due elementi è davvero sottile visto che, essenzialmente, entrambi indicano un impegno o un’attività da fare. Entrambi possono essere fissati con data e ora specifica, ma gli eventi hanno molte informazioni correlate in più (durata, posizione geografica, gestione delle notifiche, collaborazione con le persone, note aggiuntive e persino file in allegato).
Visto la confusione, Google potrebbe unire queste due funzioni perché, di fatto, sono la stessa cosa, ma con nomi diversi. Ultimamente a questa lista si sono uniti anche gli obiettivi, particolari tipi di promemoria pensati per attività ricorrenti poco importanti e che solitamente vengono posticipati con frequenza (allenamenti, apprendimento, rapporti sociali e hobby vari). Tramite complessi algoritmi, le date e gli orari degli obiettivi si adattano agli impegni e alle abitudini dell’utente in modo da incastrarsi al meglio fra le attività quotidiane.
Il trio
Keep permette di creare note complesse, Inbox By Gmail permette di gestire al meglio le email insieme ai promemoria semplici, mentre Google Calendar offre una panoramica completa dei propri impegni grazie ad una chiara interfaccia ed un widget pratico e funzionale. Tra l’altro, grazie al cloud, ogni informazione e promemoria risulta disponibile sia sui dispositivi mobile che su PC ed altre piattaforme che supportano i servizi di Google.
Insomma, se siete in cerca di 3 applicazioni per gestire al meglio i vostri impegni quotidiani, Google ha io suo trio delle meraviglie. Ovviamente, su alcuni aspetti queste app risultano incomplete e imperfette, tuttavia gli sviluppatori sono sempre al lavoro per migliorarle e per espanderne le funzionalità. Si tratta certamente della soluzione più pratica, minimale e funzionale per gestire gli impegni quotidiani e quelli lavorativi.